Réaliser une webconférence : les bonnes pratiques

La webconférence c’est quoi ?

Le service de webconférence de Centrale Marseille (basé sur Jitsi Meet) est accessible via l’ENT ou à partir de l’adresse https://webconf.centrale-marseille.fr. Il fonctionne avec un navigateur web (Chrome ou Chromium) ou en mobilité sur iOS ou Android (application nécessaire) et permet de faire des visioconférences très facilement.

Avant votre webconférence 

Créer votre webconférence

Le service fonctionne par un simple partage d’URL avec les participants.

Pour créer cette URL, rendez-vous sur https://webconf.centrale-marseille.fr et entrez un nom de réunion puis cliquez sur "créer ou rejoindre".

  • Choisissez une URL simple à partager en rapport avec l’objet de la conférence. Vous pouvez aussi créer un nom aléatoire si vous manquez d’inspiration !
  • Créez votre webconférence une journée ou quelques heures avant la réunion.
  • Invitez les participants à se munir d’un micro-casque ou d’un kit mains-libres pour une meilleure qualité sonore sans bruits parasites.

Préparer votre webconférence

  1. Autorisez l’accès à votre micro et à votre caméra
  2. (En cas de problème vérifier que Chrome est bien configuré)
  3. Déclarez-vous comme organisateur en cliquant sur « Je suis l’organisateur » et entrez vos identifiants de Centrale Marseille.
  4. Entrez votre prénom/nom qui sera visible des participants.
  5. Sécurisez votre webconférence à l’aide d’un mot de passe (simple) en cliquant sur  (en bas à droite).
  6. Il vous reste à communiquer le mot de passer et l’URL de la conférence à vos participants et à se retrouver en ligne à l’heure prévue !
  • En contexte pédagogique, il est utile de prévoir à l’avance le verrouillage des micros et caméra lors du lancement de la webconférence et la direction par l’enseignant.
  • Ces paramètres sont accessibles en cliquant sur (en bas à droite) puis Plus et en cochant les 3 options disponibles.

 

Consultez cette vidéo qui vous donne quelques informations complémentaires sur l'interface de webconf.


Pour aller plus loin:

Animer votre webconférence 

Vérifier les bonnes conditions de connexion

Avant de lancer votre webconférence, il est indispensable de s’assurer que les participants vous voient et vous entendent bien. Prévoyez au moins 5 minutes de tests où vous demandez « Est-ce que tout le monde m’entend bien ? » et où vous faîtes des essais de partage d’écran si vous utilisez cette fonction.

    • Si un participant ne vous entend pas, invitez-le à actualiser sa page pour se reconnecter.
    • Invitez à couper les caméras si la qualité n’est pas satisfaisante.
    • Ne démarrez pas tant que tout le monde ne vous a pas confirmé bien vous voir et vous entendre.

Annoncer les règles de la conférence

Les règles de la conférence permettent d’éviter que les échanges ne virent à la cacophonie.
Inviter tout d’abord (si ce n’est déjà fait) à ce que les participants coupent leurs micros et caméras.

Si vous souhaitez que les participants puissent intervenir tout au long de votre exposé, indiquez-leur qu’ils devront lever la main en utilisant la fonction Lever la main  (en bas à gauche) qui affiche une notification de prise de parole.

Il est aussi possible d’inviter les participants à utiliser le chat  (en bas à gauche) pour vous poser des questions en prévoyant un temps de réponse au cours (ou à la fin) de votre exposé.

Une pression sur la barre espace permet d’ouvrir le micro (qui se coupe en le relâchant). Pour désactiver ce raccourci, cliquer simplement sur le micro « Muet – Actif ».

Réguler les propos

Si un participant ne respecte pas les règles que vous avez annoncées, plusieurs moyens s’offrent à vous en cliquant sur  au sein de sa vignette (colonne de droite).

Vous pouvez notamment : couper son micro, couper le micro de tous les participants, envoyer un message privé voire exclure si aucune autre solution n’est possible.